SI 9301 - הדרך הנכונה להסמכה
מבוא לתקן SI 9301
ת"י (תקן ישראלי) SI 9301 הינו תקן לניהול הבטיחות והאיכות במערך תעבורה. תקן זה מושפע רבות מתקן האיכות איזו ISO 9001. מטרת התקן הינה שמירה על שלומם של כלל משתמשי הדרך. לצורך כך, מפעילות חברות ההיסעים מערך בטיחות שלם, החל מקצין בטיחות בתעבורה וכלה בהמשך באביזרים טכנולוגיים שונים, כגון: תוכנת ניהול ציי רכב, מערכת איתור רכבים ועד אבזורים מתקדמים ברכבים עצמם. ההסמכה לת"י 9301 באה לוודא כי חברת ההיסעים אכן עומדת באותם סטנדרטים המצופים ממנה מצד משרד התחבורה.
ארבעת מטרות תקן 9301
קידום גישת השיפור המתמיד
שמירה על בריאותם ובטיחותם של משתמשי הדרך
התמקדות בצורכי הלקוח
ניהול סיכונים והזדמנויות
פירוט דרישות התקן העיקריות
הגדרת מדריך איכות
ראשית, עלינו להגדיר מהו המידע המתועד הנדרש בהחזקה ואחזקה. את מדריך האיכות נדרש לכתוב לפי הגישה האקדמית הישימה לתחום האיכות.
בקרת שירות וביצוע תהליכים
אנו נדרשים לבקר את השירות אותו אנו מעניקים ללקוחותינו בעזרת תוכנות הניהול הישימות - איתוראן, YIT וכדומה..
הגדרת ומיפוי תהליכים
אנו נדרשים להגדיר את התהליך: הגורם האחראי, התשומות והמשאבים הנדרשים לתפעולו, תפוקות התהליך, מדדי היעילות, הסיכונים בתהליך ודרכי הפעולה למזעורם.
הגדרת ומיפוי ההקשר הארגוני
נגדיר מהן הסוגיות הפנימיות והחיצוניות איתן אנו נאלצים להתמודד, נזהה סיכונים כנגזרת של אותן סוגיות ונפעל למען מזעורם. על כן, נדרש גורם המאורע עם פעילות הארגון וכן עם ציפיית הסוקר בנוגע לדרישה זו.
ניהול סיכונים והזדמנויות
נזהה סיכונים והזדמנויות אפשריים כנגזרת של הסוגיות הפנימיות והחיצוניות הנוגעות לפעילות הארגון וכנגזרת של צרכים וציפיות בעלי הזיקה, נכמת את הסיכונים וההזדמנויות ונגדיר דרכי מנע ומימוש.
ניהול סיכונים תפעולי
נערוך סקר סיכונים תפעולי ע"י זיהוי כשלים פוטנציאליים, כימותם למספרים, נגדיר פעילות למזעור ההסתברות לכשל, נכמת את הכשל מחדש ונבחן את יעילות הפעילות למזעור אשר הגדרנו לכתחילה.
זיהוי בעלי זיקה, צרכים וציפיות
נזהה מי הם בעלי הזיקה אלינו, מהי הציפייה או הדרישה שלהם מאיתנו ומהם הנזקים הפוטנציאליים האפשריים הנגזרים מאי עמידה באותה ציפייה או דרישה.
ניהול מערך הבטיחות
חברות ההיסעים בעלות הרישיון להפעלת משרד הסעות נדרשות לנהל, לפקח ולבקר את משאבי הארגון בהיבטי הבטיחות. הדמות האחראית לעניין זה בחברה הינה קצין הבטיחות בתעבורה. הקצב"ת נדרש לתפעל את התהליך, ע"י: בקרות בטיחות חודשיות בכלי הרכב, ניהול תיקי נהגים ורכבים, ניהול טבלאות בקרה ופיקוח אודות תוקפם של האישורים והרישיונות הרלוונטיים לרכבים ולנהגים, ביצוע הדרכות בטיחות שנתיות בעונות החורף והקיץ, תחקור תאונות, הגדרת פעילויות מתקנות ועוד..
הגדרת חלות התקן
נגדיר את תחום ההתעדה ואת הסעיפים בתקן אשר אינם ישימים אלינו ומהם אנו פטורים. לכן, חשוב שאת תיק ההסמכה יכין אדם בעל ניסיון רב בהכנת ארגונים להתעדה לתקינה.
זיהוי דרישות ע"פ דין
נזהה את הדינים הישימים לפעילותנו, כגון חוקים, תקנות, צווים ותקנים רשמיים, נבין את משמעותם של אותם דינים עבורנו וכיצד עלינו לפעול על מנת לעמוד באותם דינים. חשוב שאת מיפוי הדרישות יכין מנהל פרויקט מנוסה מעולם הרגולציה של הארגון.
הכשרת נהגים
נבצע פעילויות יזומות לצורך רכישת כשירות הנהגים, כגון: הדרכות פנימיות וחיצוניות בעונות החורף והקיץ ובנושאים הקשורים לתאונות אשר התרחשו ומהם נוכל להפיק לקחים.
תחקור תאונות דרכים
בעת התרחשות של תאונה (חלילה) - נתחקר האירוע אל מול הגורמים הישימים ונגדיר פעילות מתקנת רוחבית למניעת הישנות של תאונות דומות בעתיד, כגזרת של אותו תחקור.
ניהול המשאבים
עלינו להגדיר מהם המשאבים הנדרשים בתפעול תהליכי מערכת ניהול האיכות, לנהלם ברשומת איכות וכן לבצע כיול, אימות ודיוק במועדים קבועים ומתוכננים מראש.
תחומי אחריות, סמכות וכשירות
עלינו להגדיר את תחומי האחריות, הסמכות והכישורים הנדרשים לצורך ביצוע התפקידים הנוגעים למערכת האיכות בארגון, החל מעובד הייצור הפשוט ביותר ועד למנכ"ל.
אי התאמות ופעילויות מתקנות
עלינו לזהות אי התאמות בתהליכים, לתחקרן, לזהות מאפיין כשל שורשי ולהגדיר פעולה מתקנת למניעת הישנות של מקרים דומים בעתיד.
ניטור שביעות רצון לקוחות
עלינו לנטר את שביעות רצון לקוחותינו. התקן מאפשר לנו לנטר את שביעות הרצון בכל גישה אשר נוחה לנו, כגון: סקר טלפוני, שאלון דיגיטלי וכו'..
ניהול ספקים והערכתם
עלינו לנהל רשימת ספקים (וקבלני משנה) מאושרים וכן להעריך את מידת שביעות הרצון שלנו מפועלם בזמנים קבועים ומתוכננים מראש.
מבדקי איכות פנימיים
עלינו לערוך מבדקים איכות פנימיים במועדים קבועים ומתוכננים מראש לתהליכי מערכת ניהול האיכות שלנו לפי דרישות התקן וכן בגישה התהליכית המתבקשת. את המבדק נדרש לערוך גורם אובייקטיבי, מנוסה ומוסמך ע"י מכון התקנים הישראלי.
סקר הנהלה
עלינו לערוך סקר הנהלה בזמנים קבועים ומתוכננים מראש, אשר יכלול את כלל התשומות והתפוקות הנדרשות בדיון לפי תקן האיכות.
מאמרים נוספים מעולם האיכות
שאלות חשובות
תהליך
בוודאי. כל עסק רשאי לעבור הסמכה לתקן, בין אם מדובר בחברה בע"מ ובין אם בעוסק מורשה קטן וללא עובדים.
סך כל הזמן אותו תצטרכו להשקיע מסתכם במפגשי ההכנה וביום המבדק. מלבד זאת, את כל "שיעורי הבית" אנחנו עושים במקומכם.
כן, אך מאוד לא מומלץ. צריך להבין שמעבר למשאבים והזמן הרב שהדבר ידרוש מכם (בהשוואה לעלות ניהול הפרויקט ע"י גורם חיצוני מנוסה ומוסמך), קיים הסיכוי גבוה להיכשל במבדק, דבר אשר יוביל לכדי מבדק חוזר, שהשלכותיו רבות: כפל תשלום למכון ההסמכה, כפל אנרגיה ומשאבים במלאכת הביצוע ופגיעה במורל בקרב עובדי החברה.
התמחור לליווי מלא לתהליך משתנה בין ארגון לארגון ובין תחום לתחום, באופן טבעי בהתאם לרמת מורכבות התהליך (ייצור? תכן ופיתוח? שירות? סחר ומכר?). בכל אופן, אנו מתחייבים לתמחור מהזולים בשוק.