מבוא למבדק פנימי
אחת מהדרישות המשמעותיות והחשובות ביותר בתקני האיכות, כאשר הנפוץ ביותר הינו תקן איזו ISO 9001 – היא לערוך מבדקים פנימיים. אך לפני שניגשים למלאכת הביצוע, יש להבין מספר דברים חשובים: מה נדרש לבדוק במבדקים הפנימיים שלנו? באיזו תדירות נדרש לבצע אותם? מי מוסמך לבצע אותם? על כל זאת נענה במאמר זה.
עריכת מבדקים פנימיים
שלב א' - הגדרת התהליך
בשלב בראשוני יש להגדיר את אופן ביצוע המבדק הפנימי לפי המאפיינים הבאים:
קביעת מבצעי המבדק והנסקרים
קביעת תחום הסקירה הרלוונטי לכל מחלקה
קביעת מועדים לקיום המבדקים בכל מחלקה
שלב ב' - דגימה תהליכית
בשלב זה, נבצע את המבדק הפנימי לפי הגישה התהליכית המקובלת. הדגימה תכלול התייחסות רוחבית לתהליכי הארגון:
תהליכי תכן ופיתוח - תוכנית עבודה, סקרי תיכון, אימות ותיקוף
בקרת ותיעוד תהליכי הייצור
בקרת תהליכי שירות ותחזוקה
תהליכי רכש וקבלני משנה - תקשור דרישות ובקרת התאמה לטובין
תכנון ובקרה תפעולית
קשרי לקוחות - התקשרות ראשונית, סקר דרישות וסקר הזמנה
בקרת תפוקות לא מתאימות
שחרור מוצרים ושירותים
שלב ג' - מעטפת האיכות
בשלב זה, נערוך מבדק פנימי למעטפת האיכות, לפי הנושאים הבאים:
ניהול המשאבים - ציוד מדידה, מכונות, משאבי אנוש, ציוד הרמה ושאר תשתיות
הערכת ספקים ונותני שירותים חיצוניים
ניטור שביעות רצון לקוחות
ניהול מערך הדרכות והכשרות עובדים
תפעול אי התאמות ופעילויות מתקנות
ניהול סיכונים והזדמנויות
שלב ד' - ממצאים, מסקנות ואי התאמות
בשלב זה, נסכם את ממצאי המבדק באופן הבא:
תיעוד כלל הממצאים והתצפיות
ריכוז אי ההתאמות בהמשך לסקירה שנערכה
קביעת תוכנית טיפול באי ההתאמות
קביעת תוכנית מבדקים פנימיים עתידית
אז נסכם...
תהליך מבדקים פנימיים הוא אכן תהליך מורכב. הוא מצריך מאיתנו חקר מעמיק והיכרות הן עם פעילות הליבה בארגון והן עם דרישות התקן וציפיות הסוקר מטעם מכון ההתעדה. נסכם את התהליך בצורה תרשימית:
הגדרת התהליך - קביעת האנשים, תחום הסקירה ולוחות זמנים לביצוע
דגימה תהליכית - סקירת פעילויות הליבה בארגון
מעטפת האיכות - סקירת התהליכים התומכים
סיכום המבדק - ממצאים, מסקנות ואי התאמות
מאמרים נוספים מעולם האיכות
שאלות חשובות
תהליך
בוודאי. כל עסק רשאי לעבור הסמכה לתקן, בין אם מדובר בחברה בע"מ ובין אם בעוסק מורשה קטן וללא עובדים.
סך כל הזמן אותו תצטרכו להשקיע מסתכם במפגשי ההכנה וביום המבדק. מלבד זאת, את כל "שיעורי הבית" אנחנו עושים במקומכם.
כן, אך מאוד לא מומלץ. צריך להבין שמעבר למשאבים והזמן הרב שהדבר ידרוש מכם (בהשוואה לעלות ניהול הפרויקט ע"י גורם חיצוני מנוסה ומוסמך), קיים הסיכוי גבוה להיכשל במבדק, דבר אשר יוביל לכדי מבדק חוזר, שהשלכותיו רבות: כפל תשלום למכון ההסמכה, כפל אנרגיה ומשאבים במלאכת הביצוע ופגיעה במורל בקרב עובדי החברה.
התמחור לליווי מלא לתהליך משתנה בין ארגון לארגון ובין תחום לתחום, באופן טבעי בהתאם לרמת מורכבות התהליך (ייצור? תכן ופיתוח? שירות? סחר ומכר?). בכל אופן, אנו מתחייבים לתמחור מהזולים בשוק.